¿Qué es un sistema de automatización de oficina?

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La automatización de la oficina se refiere a las diferentes máquinas y programas informáticos que se utilizan para crear, recopilar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información de la oficina necesaria para realizar tareas básicas. La automatización de oficinas ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos de oficina existentes.

La automatización de oficinas alude a los diversos periféricos y programación de PC que se utilizan para crear, recopilar, almacenar, controlar y transferir con cuidado los datos de oficina necesarios para realizar tareas básicas. La automatización de oficinas ayuda a mejorar o automatizar las actividades de oficina existentes.

Todas las funciones de oficina, incluidos los dictados, mecanografía, archivo, fotocopiado, fax, télex, gestión de microfilmes y registros, operaciones de centralita telefónica y telefónica, entran en esta categoría. La computadora de escritorio ha contribuido en gran medida a la automatización de la oficina, razón por la cual el término automatización de la oficina fue popular en las décadas de 1970 y 1980 cuando la computadora de escritorio irrumpió en escena.

Hay algunas actividades básicas de un sistema de automatización de oficinas: gestión de datos, almacenamiento de información e intercambio de datos. Ahora discutiremos cada uno en detalle.

1) Gestión de datos: los sistemas de automatización de oficinas se utilizan a menudo para rastrear datos tanto a corto como a largo plazo en el ámbito de los planes financieros, planes de asignación de personal, gastos de marketing, compras de inventario y otros aspectos del negocio. Los sistemas de gestión de tareas o programación supervisan y controlan varios proyectos y actividades dentro de la oficina. Los sistemas de gestión electrónica monitorean y controlan las actividades y tareas de la oficina a través de cronogramas, ecuaciones de recursos y programación electrónica.

 2) Almacenamiento de información: esta es la primera área dentro de la automatización de oficinas. Por lo general, se considera que incluye registros de la oficina y otros formularios y documentos de la oficina principal. Las aplicaciones de datos implican la captura y edición de archivos, imágenes u hojas de cálculo. Los paquetes de procesamiento de texto y presentación de escritorio se adaptan a datos gráficos y textuales sin procesar, mientras que las aplicaciones de hoja de cálculo brindan a los usuarios la capacidad de participar en la manipulación y salida de números fácilmente. Las aplicaciones de imágenes permiten la captura y edición de imágenes visuales.

3) Intercambio de datos: si bien el almacenamiento y la manipulación de datos es un componente importante de un sistema de automatización de oficinas, el intercambio de esa información es otro componente igualmente importante. La transferencia electrónica es un área de aplicación general que destaca el intercambio de información entre múltiples usuarios. El correo electrónico, el correo de voz y el fax son ejemplos de aplicaciones de transferencia electrónica. Los sistemas que permiten la transferencia instantánea o en “tiempo real” de información se consideran sistemas de intercambio electrónico. Estos incluyen conversaciones en línea a través de computadora o intercambio de audio con captura de video. El software de intercambio electrónico ilustra la naturaleza colaborativa de muchos sistemas de automatización de oficinas.

 EntoncesBuscar artículo, esto era todo sobre la automatización de oficinas y se ha convertido en un imperativo para la mayoría de las empresas invertir en sistemas de automatización de oficinas para mejorar la productividad y ahorrar tiempo y dinero.

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