O que é um Office Automation System?

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A automação de escritório se refere a diferentes máquinas e softwares de computador usados para criar, coletar, armazenar, manipular e transmitir digitalmente as informações de escritório necessárias para a realização de tarefas básicas. A automação de escritório ajuda a otimizar ou automatizar os procedimentos de escritório existentes.

A automação de escritório faz alusão aos diversos periféricos de PC e à programação usados para fazer, reunir, armazenar, controlar e transferir os dados do escritório necessários para realizar as tarefas básicas. A automação de escritório ajuda a melhorar ou automatizar as atividades de escritório existentes.

Todas as funções de escritório, incluindo ditados, digitação, arquivamento, cópia, fax, Telex, microfilme e gerenciamento de registros, operações de telefone e mesa telefônica, se enquadram nesta categoria. O computador desktop contribuiu muito para a automação de escritório, e é por isso que o termo automação de escritório era popular nas décadas de 1970 e 1980, quando o computador desktop explodiu em cena.

Existem algumas atividades básicas de um sistema de automação de escritório: gerenciamento de dados, armazenamento de informações e troca de dados. Vamos agora discutir cada um em detalhes.

1) Gerenciamento de dados: os sistemas de automação de escritório costumam ser usados para rastrear dados de curto e longo prazo nas esferas de planos financeiros, planos de alocação de força de trabalho, despesas de marketing, compras de estoque e outros aspectos do negócio. Gerenciamento de tarefas ou sistemas de agendamento monitoram e controlam vários projetos e atividades dentro do escritório. Os sistemas de gerenciamento eletrônico monitoram e controlam as atividades e tarefas do escritório por meio de cronogramas, equações de recursos e programação eletrônica.

 2) Armazenamento de informações: Esta é a primeira área dentro da automação de escritório. Geralmente, considera-se que inclui registros de escritório e outros formulários e documentos primários de escritório. Os aplicativos de dados envolvem a captura e edição de arquivos, imagens ou planilhas. Os pacotes de processamento de texto e apresentação de desktop acomodam dados gráficos e textuais brutos, enquanto os aplicativos de planilha fornecem aos usuários a capacidade de se envolver na fácil manipulação e saída de números. Os aplicativos de imagem permitem a captura e edição de imagens visuais.

3) Troca de dados: Embora o armazenamento e a manipulação de dados sejam um componente importante de um sistema de automação de escritório, a troca dessas informações é outro componente igualmente importante. A transferência eletrônica é uma área de aplicação geral que destaca a troca de informações entre vários usuários. Correio eletrônico, correio de voz e fax são exemplos de aplicações de transferência eletrônica. Os sistemas que permitem a transferência instantânea ou “em tempo real” de informações são considerados sistemas de compartilhamento eletrônico. Isso inclui conversas online via computador ou troca de áudio com captura de vídeo. O software de compartilhamento eletrônico ilustra a natureza colaborativa de muitos sistemas de automação de escritório.

 entãoEncontrar Artigo, este foi tudo sobre automação de escritório e tornou-se imperativo para a maioria das empresas investir em sistemas de automação de escritório para melhorar a produtividade e economizar tempo e dinheiro.

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